Come scegliere un gestionale per la tua piccola attività

Se ti stai chiedendo come scegliere un gestionale, la risposta breve è questa: non partire dal programma, parti dalla tua giornata. Un gestionale è buono se ti toglie le cose che oggi ti fanno perdere tempo, non se ha più funzioni degli altri.

Per una piccola attività è lo strumento in cui stanno insieme agenda, clienti e cassa e, secondo il lavoro, anche magazzino, turni o fascicoli. Lo apri da computer, tablet o telefono, e al posto di quaderni, foglietti e messaggi sparsi trovi tutto in un posto solo.

Il metodo che segue vale per un centro estetico come per un bar, per uno studio medico come per un ristorante.

Parti da ciò che ti fa perdere tempo

Prima di guardare qualsiasi gestionale, prendi un foglio e scrivi le tre cose che in una settimana normale ti portano via più tempo. Qualche esempio:

• il parrucchiere che risponde al telefono mentre ha le mani nei capelli di un cliente;
• il ristorante che segna le prenotazioni sul quaderno e scopre i doppioni all'ultimo momento;
• lo studio legale che tiene le scadenze a memoria o su un'agenda di carta;
• il bar che fa il conto dell'incasso solo la sera, quando è già tardi;
• il centro estetico che scopre che una crema è finita proprio quando serve.

Non serve un'analisi complicata. Basta guardare una giornata vera, dall'apertura alla chiusura, e segnare ogni volta che hai dovuto fermarti per cercare un'informazione, richiamare qualcuno o ricopiare qualcosa. Di solito scopri che i problemi sono due o tre, sempre gli stessi.

Quelle tre cose sono il tuo elenco di prova. Se un gestionale non le risolve, non fa per te, per quante funzioni abbia.

Scegli le parti che ti servono davvero

Un gestionale è fatto di parti, e non servono tutte a tutti. Le più comuni sono:

1. Agenda: appuntamenti, prenotazioni, buchi liberi, lista d'attesa.
2. Clienti: una scheda per ognuno, con storico e note.
3. Cassa: incassi del giorno e del mese, pacchetti, acconti.
4. Magazzino: prodotti e scorte, con un avviso quando stanno finendo.
5. Personale: turni, e chi fa cosa.

Segna solo quelle che ti servono oggi. È meglio cominciare con due o tre parti usate bene che con tante parti che nessuno apre. Il resto si aggiunge più avanti, quando ne senti il bisogno.

Chiediti anche chi userà ogni parte. L'agenda la usa chi risponde al telefono, la cassa chi incassa, il magazzino chi riordina. Se le persone sono diverse, ognuna deve poter fare il proprio lavoro senza dover capire tutto il resto.

Come scegliere un gestionale: tre prove da fare

Un gestionale lo useranno anche i tuoi collaboratori, spesso con poco tempo e una mano occupata. Per questo conta più la semplicità del numero di funzioni. Fai queste prove:

• La prova dell'appuntamento: segna un appuntamento nuovo e conta i passaggi. Se sono troppi, in una giornata piena nessuno lo farà.
• La prova del telefono: apri tutto dal telefono, perché è lì che lo userai davvero, tra un cliente e l'altro.
• La prova del nuovo arrivato: chiediti se una persona appena assunta lo capirebbe senza lunghe spiegazioni.

Un'ultima prova: chiedi di vedere il gestionale con i tuoi servizi e i tuoi prezzi dentro, non con quelli di un esempio. Se te lo mostrano con i dati del tuo lavoro, capisci subito se fa al caso tuo.

Chiedi anche cosa succede dopo l'acquisto: chi ti insegna a usarlo, chi risponde quando qualcosa non va, quanto costa l'assistenza e cosa è escluso dal prezzo, come i server, i domini e i servizi esterni. Un gestionale va scelto anche per le persone che ci sono dietro, non solo per le schermate.

Domande frequenti

Meglio un gestionale già pronto o uno fatto per la mia attività?

Uno pensato per il tuo tipo di attività ti fa partire più in fretta, perché ha già le parole e le schermate giuste: i trattamenti per un centro estetico, i tavoli per un ristorante, i fascicoli per uno studio legale. Se poi si può adattare a come lavori tu, ancora meglio.

Quanto tempo serve per imparare a usarlo?

Dipende da quanto è semplice e da quanto sei abituato agli strumenti digitali. Si impara più in fretta se ti mostrano come funziona con i tuoi dati veri e non con un esempio generico, e se cominci da una parte alla volta. Conta anche che qualcuno ti affianchi nei primi giorni, quando le domande sono più frequenti.

Posso provarlo prima di decidere?

Dovresti poterlo vedere in azione con una giornata tipo della tua attività. Se non riesci a immaginarti mentre lo usi tra un appuntamento e l'altro, è un segnale da non ignorare.

Da dove cominciare

Scegliere un gestionale è molto più facile quando sai cosa ti serve: hai già l'elenco delle tre cose e le parti da cui partire. Con questo in mano, una chiamata basta per capire se la strada è giusta. Qui sopra, in tre domande, vedi una cifra indicativa per la tua attività: la cifra esatta arriva poi nel preventivo, nero su bianco.