Passare al gestionale: come cominciare senza fermare il lavoro

Passare al gestionale fa paura a chi ha sempre lavorato con carta e penna. Non per il costo, ma per il timore di fermarsi: di perdere appuntamenti, di sbagliare i conti, di far arrabbiare i clienti in un periodo già pieno. È una paura sensata, e per questo conviene prepararsi.

La buona notizia è che non devi cambiare tutto in un giorno. Un passaggio ben fatto si divide in piccoli passi, e il lavoro continua mentre li fai. Il trucco è scegliere bene il momento, portare solo i dati che servono e partire da una parte alla volta.

Qui sotto trovi un percorso semplice, valido per un centro estetico come per un bar, un ristorante o uno studio.

Prima di cominciare: scegli il momento e le persone

Il momento conta più di quanto sembri. Non partire nel periodo di maggiore lavoro: un bar a ridosso delle ferie, un centro estetico prima delle feste, un ristorante in un fine settimana pieno. Scegli una settimana tranquilla, in cui puoi permetterti qualche rallentamento.

Poi pensa alle persone. Chi userà il gestionale deve saperlo prima, non scoprirlo il lunedì mattina. Spiega perché lo fai (meno telefonate, meno errori, meno ricopiature), ascolta i dubbi e scegli uno o due collaboratori che lo imparino per primi e aiutino gli altri.

Passare al gestionale in cinque passi

1. Scrivi cosa porti con te. Non serve tutto lo storico: bastano i clienti attivi, gli appuntamenti già fissati e i prodotti che usi di più. Il resto resta nel quaderno, consultabile quando serve.
2. Parti da una parte sola. Di solito l'agenda: è quella che si usa ogni giorno e che dà subito il risultato. Clienti, cassa e magazzino arrivano dopo.
3. Inserisci i dati con calma. Meglio qualche scheda al giorno fatta bene che una montagna copiata in fretta. Chiedi se chi ti fornisce il gestionale può aiutarti a importare i dati che hai già.
4. Usa i due strumenti in parallelo, per poco. Per un breve periodo segna le cose sia sul gestionale sia sulla carta, così se qualcosa non torna hai una rete. Poi scegli una data e passa solo al gestionale.
5. Controlla dopo le prime settimane. Cosa funziona? Cosa rallenta? Cosa manca? Segna le risposte e portale a chi ti segue.

Non è una gara. Se dopo la prima settimana l'agenda funziona ma la cassa ti rallenta, tieni la cassa come prima ancora per un po' e dedicati solo all'agenda. Un passaggio a tappe è più lungo, ma è anche più sicuro, e nessun cliente se ne accorge.

Gli errori da evitare quando passi al gestionale

Alcuni inciampi si ripetono quasi ovunque:

• Voler portare tutto. Più dati inserisci, più tempo perdi, e molti non li userai mai.
• Partire senza aver imparato. Dedica del tempo alla prova: segna appuntamenti finti, cerca clienti, apri la cassa, prima di usarlo davanti a una cliente.
• Non dirlo ai clienti. Se cambia il modo di prenotare o arrivano promemoria nuovi, avvisali con una riga. Si abituano subito e apprezzano.
• Lasciare il personale da solo. Una persona di riferimento, nei primi giorni, evita molti blocchi.
• Rinunciare al primo intoppo. I primi giorni sono i più lenti. Dopo, il tempo risparmiato si vede.

Se nel tuo anno c'è un periodo in cui lavori meno, quello è il momento migliore: puoi inserire i dati con calma, provare tutto senza fretta e ripartire con la stagione già in ordine.

Domande frequenti

Devo inserire tutti i clienti vecchi?

No. Comincia da chi viene più spesso e da chi ha appuntamenti in agenda; gli altri li aggiungi quando tornano. Così le schede si riempiono da sole, e con i dati più utili.

Quanto dura il passaggio?

Dipende da quanti dati hai e da quanto tempo puoi dedicargli. Per questo conviene partire da una parte sola e non fissare una data rigida: il passaggio si chiude quando tutti si fidano dello strumento. Per qualcuno basta una settimana, per altri serve di più: l'importante è non correre.

E se i collaboratori non vogliono?

Succede, ed è normale: ogni cambiamento porta un po' di resistenza. Mostra loro cosa tolgono dalla loro giornata (telefonate, ricopiature, errori), fai provare chi è più curioso e lascia che sia l'esempio a convincere gli altri. Una persona che sta meglio, con meno telefonate e meno fogli da ricopiare, convince più di qualsiasi spiegazione.

Il primo passo

Il passaggio più difficile è il primo. Quando sai cosa ti serve e hai scelto il momento, il resto si fa passo dopo passo, con qualcuno al tuo fianco. Qui sopra, in tre domande, vedi una cifra indicativa per un gestionale pensato per la tua attività; la cifra esatta arriva nel preventivo.