Gestione del magazzino: da dove iniziare in una piccola attività

La gestione del magazzino sembra una cosa da grandi aziende, ma riguarda tutti: il centro estetico con le creme, il parrucchiere con le tinte, il bar con il latte e i coni, il ristorante con le materie prime. Quando una cosa finisce nel momento sbagliato, il lavoro si ferma o si improvvisa.

Non serve un inventario perfetto e non serve contare ogni oggetto. Serve sapere cosa ti occorre sempre, quanto ne hai e quando è il momento di riordinare.

Questa guida parte dalle basi e arriva a cosa può fare un gestionale per te. Si legge in pochi minuti e si applica anche con carta e penna, per cominciare.

Perché il magazzino sfugge di mano

Nelle piccole attività il magazzino non è un reparto: è uno scaffale, un armadio, un frigorifero. E per questo si trascura. I segni di un magazzino che sfugge di mano sono quasi sempre gli stessi:

• si riordina «a occhio», quando lo scaffale è già mezzo vuoto;
• ognuno prende quello che serve e nessuno segna niente;
• si compra due volte la stessa cosa, perché non si ricordava di averla;
• si butta quello che scade, perché era finito in fondo;
• gli ordini ai fornitori si fanno a voce o con un messaggio, senza lasciare traccia.

Cosa serve cambia secondo l'attività. In un centro estetico sono creme, cere e materiale monouso. Dal parrucchiere sono tinte, ossigeno e shampoo, più i prodotti in vendita. In un bar o in una gelateria sono latte, caffè, coni e basi per i gusti. In un ristorante sono ingredienti freschi, con le loro scadenze. Anche uno studio ha il suo: carta, toner, materiale per gli ospiti.

Gestione del magazzino in cinque passi

Non serve complicare. Cinque passi, uno alla volta:

1. Scegli cosa seguire. Non tutto: parti dai prodotti che costano di più, da quelli che bloccano il lavoro se mancano e da quelli che scadono.
2. Fissa una scorta minima. Per ogni prodotto decidi sotto quale quantità devi riordinare. Pensa ai tempi del fornitore: se la consegna richiede qualche giorno, la soglia dev'essere più alta.
3. Segna ciò che entra e ciò che esce. Basta un foglio, o meglio un gestionale: ogni consegna aggiunge, ogni uso toglie.
4. Controlla con regolarità. Un giro veloce una volta alla settimana per i prodotti principali, meno spesso per il resto. Uno scaffale contato a occhio è meglio di uno mai guardato.
5. Segna gli ordini. Cosa hai ordinato, a chi e per quando. Così non ordini due volte e sai cosa sta arrivando.

Cosa può fare un gestionale per il magazzino

Un gestionale non conta al posto tuo, ma toglie molta fatica. Le cose più utili sono:

• Scalare i prodotti da solo. Se registri un servizio, il gestionale toglie dalla scorta i prodotti che quel servizio usa.
• Avvisarti prima della fine. Quando un prodotto scende sotto la soglia, ricevi un avviso e non una brutta sorpresa.
• Tenere l'elenco dei fornitori. Chi, cosa, a che prezzo e con quali tempi di consegna.
• Ricordare le scadenze. Utile per bar, gelaterie e ristoranti, dove un prodotto fuori data è uno spreco.
• Mostrare cosa consumi di più. Così capisci cosa ti costa di più nel mese e puoi riordinare con più sicurezza.

Il risultato più concreto è meno sprechi e meno «è finito proprio oggi». Quanto riesce a fare dipende da come è costruito il gestionale: chiedi di vederlo con i prodotti della tua attività.

Domande frequenti

Devo registrare ogni singolo oggetto?

No. Comincia da pochi prodotti, quelli che contano. Un magazzino con venti voci tenute bene serve più di uno con duecento che nessuno aggiorna.

Ogni quanto devo contare le scorte?

Con una cadenza che riesci a mantenere. Una volta alla settimana per i prodotti principali e una volta al mese per il resto sono un buon punto di partenza. Se il gestionale scala le quantità da solo, i controlli diventano solo una verifica.

Il gestionale scala davvero da solo i prodotti?

Dipende da come è fatto. In un centro estetico, per esempio, ogni trattamento può togliere dalla scorta i prodotti che usa. Chiedi sempre di vedere come funziona nel tuo caso, con i tuoi servizi.

Per partire

Il magazzino non si sistema in un giorno, ma il primo passo è piccolo: un elenco di cinque prodotti e una soglia per ognuno. Qui sopra, in tre domande, vedi una cifra indicativa per un gestionale con il magazzino pensato per la tua attività; la cifra esatta arriva nel preventivo.