Gestionale online: come funziona e cosa controllare

Un gestionale online è un gestionale che non sta dentro il tuo computer: lo apri da internet, con il browser o con un'app, e i dati sono conservati su un server. Per questo puoi usarlo da dove vuoi: dal computer in negozio, dal tablet alla cassa, dal telefono quando sei fuori.

Per una piccola attività è oggi la forma più comune, e ha buone ragioni. Ma è giusto sapere cosa comporta, perché i dati dei tuoi clienti stanno fuori dalla tua porta e non è una cosa da prendere alla leggera.

Vediamo come funziona, quali sono i vantaggi e i limiti, e che cosa chiedere prima di sceglierne uno.

Come funziona un gestionale online

Immagina il gestionale come un locale a cui entri con la tua chiave. Il locale sta altrove, in un data center, ma è sempre aperto e sempre lo stesso per chi ci lavora. Tu e i tuoi collaboratori entrate con le vostre credenziali, e vedete tutti la stessa agenda, le stesse schede clienti e gli stessi incassi.

Questo significa che:

• non devi installare niente su ogni computer;
• gli aggiornamenti arrivano da soli, senza che tu faccia qualcosa;
• se il computer si rompe o viene rubato, i dati non vanno persi con lui;
• puoi dare o togliere l'accesso a una persona in pochi istanti.

Il rovescio della medaglia è che serve una connessione. Senza internet, o con un segnale debole, l'accesso può rallentare o fermarsi. Per questo è bene chiedere come si comporta lo strumento quando la rete cade, e provarlo nel tuo locale.

Gestionale online o installato: la differenza

Un gestionale installato vive su un solo computer. È veloce anche senza internet, ma ha dei limiti: lo vede solo chi sta davanti a quel computer, le copie di sicurezza dipendono da te e, se il computer si guasta, rischi di perdere tutto.

Un gestionale online costa di solito un canone, perché c'è qualcuno che tiene in funzione il server e lo aggiorna. Con l'installato paghi più spesso una volta, ma poi ti occupi tu degli aggiornamenti e delle copie.

Non c'è un vincitore assoluto. Chi lavora sempre nello stesso posto, con un solo computer e pochi dati, può stare bene con un installato. Chi ha collaboratori, più sedi o vuole guardare l'agenda dal telefono sceglie quasi sempre l'online.

Gestionale online: cosa controllare sui tuoi dati

Prima di firmare, fai queste domande. Le risposte devono arrivare per iscritto.

1. Dove sono conservati i dati? Meglio server in Europa.
2. Ci sono copie di sicurezza? Chiedi quanto spesso si fanno e per quanto tempo si conservano.
3. Chi può vedere i dati? Ogni persona dovrebbe avere un accesso proprio, con password personale e un registro di chi ha fatto cosa.
4. Posso portare via i miei dati? In un file leggibile, in qualsiasi momento.
5. Cosa succede se smetto di pagare? Dopo quanti giorni si spegne, con quali avvisi e come riavrai i tuoi dati.
6. Chi è responsabile dei dati dei miei clienti? Quando un fornitore tratta dati personali per tuo conto, in genere serve un accordo scritto che lo metta nero su bianco.

Per alcune attività le attenzioni sono maggiori. I dati dei pazienti di uno studio medico sono dati sanitari e vanno trattati con cautele particolari; i fascicoli di uno studio legale sono coperti dal segreto professionale. Sono indicazioni generali, non una consulenza legale: per il tuo caso chiedi a un consulente.

Domande frequenti

Se manca internet, non posso più lavorare?

Dipende dallo strumento e da come lavori. Chiedi come si comporta nei momenti senza rete e se puoi consultare l'agenda anche dal telefono. Meglio saperlo prima.

I miei dati sono al sicuro in un gestionale online?

Dipende da come è costruito e da chi lo gestisce: nessuno può dirlo in generale. Per questo servono domande precise su dove stanno i dati, su chi li vede e sulle copie di sicurezza, e risposte scritte.

Cosa costa un gestionale online?

Di solito un importo iniziale e un canone mensile per l'assistenza, a cui si aggiungono le spese fisse come server, domini e servizi esterni. Controlla sempre nel preventivo cosa è compreso e cosa no.

Da dove cominciare

Un gestionale online ha senso quando ti libera da incombenze, non quando te ne aggiunge. Scrivi cosa ti serve e fai le domande qui sopra a chiunque te ne proponga uno. Qui sopra, in tre domande, vedi una cifra indicativa per la tua attività; la cifra esatta arriva nel preventivo.