Quanto costa un gestionale per una piccola attività

Quanto costa un gestionale? Dipende da quante cose deve fare e da quanto va adattato al tuo lavoro. Per una piccola attività si tratta di un importo una tantum per costruirlo e consegnarlo, più un canone mensile per l'assistenza.

Una cifra senza contesto, però, serve a poco. Due preventivi che sembrano uguali possono includere cose molto diverse, e il più basso non è sempre il più conveniente.

Qui sotto trovi i nostri prezzi indicativi, i costi che si dimenticano e un modo semplice per confrontare le offerte.

Quanto costa un gestionale: da cosa dipende e le fasce indicative

Il prezzo cambia soprattutto per quattro motivi:

• Il numero di aree. Un'area è una parte del gestionale: agenda, schede clienti, cassa, magazzino, turni. Più parti servono, più lavoro c'è.
• Quanto si adatta a te. Un gestionale già pensato per la tua attività costa meno di uno da costruire da zero.
• Quante persone lo usano. Collaboratori, sedi o più operatori cambiano il lavoro di preparazione.
• I collegamenti. Per esempio le prenotazioni che arrivano dal sito, o i promemoria sul telefono dei clienti.

Per questo una cifra unica, valida per tutti, non esiste: esiste una fascia, e dentro la fascia conta quello che ti serve davvero. Un piccolo bar con la sola cassa ha esigenze diverse da uno studio legale con più collaboratori.

Da DigitaPlan i prezzi sono questi, sempre indicativi: la cifra esatta arriva nel preventivo.

1. Base, per 1 o 2 aree: da 890 a 1.190 €, una volta.
2. Completo, per 3 o 4 aree: da 1.490 a 2.190 €, una volta.
3. Su misura, per 5 aree o più: prezzo da definire insieme.

Per fare un esempio, un centro estetico che vuole agenda e schede clienti rientra nel Base. Se aggiunge cassa con pacchetti di sedute e magazzino prodotti, siamo nel Completo. Un ristorante con più locali, turni, incassi e statistiche va verso il Su misura.

I costi che non si vedono subito

Il prezzo di partenza non è tutto. Quando fai i conti, aggiungi:

• L'assistenza e la manutenzione. Da noi partono da 49 € al mese: servono ad avere qualcuno che risponde e che tiene il gestionale in ordine nel tempo.
• Le spese fisse. Server, domini e licenze di servizi esterni non sono dentro il prezzo: sono voci a parte, e vanno messe in conto.
• I messaggi. I promemoria su WhatsApp e SMS hanno un costo per ogni messaggio inviato. Per ogni messaggio è poca cosa, ma si somma se hai molti appuntamenti.
• Il tuo tempo. Imparare a usare uno strumento nuovo richiede qualche giorno di attenzione. Meglio saperlo prima e scegliere un periodo non troppo pieno.

Sono voci normali, non trucchi: l'importante è che il preventivo le dica chiaramente. Se una voce non è scritta, chiedi se è compresa. Un buon preventivo si riconosce anche da questo: non nasconde niente e non lascia le cose importanti in piccolo in fondo alla pagina.

Come confrontare due preventivi

Metti i due fogli uno accanto all'altro e fai a ciascuno le stesse domande:

1. Cosa è compreso nel prezzo, voce per voce?
2. Cosa è escluso, e quanto costa a parte?
3. Quanto costa ogni mese, e cosa comprende l'assistenza?
4. Quanto tempo serve prima di partire?
5. Potrai portare via i tuoi dati in qualsiasi momento?

Il preventivo più basso non è sempre il più conveniente: se manca l'assistenza o mancano le parti che ti servono, finirai per pagare dopo. Al contrario, un preventivo alto che include cose che non userai non è un buon affare.

Domande frequenti

Si paga una volta sola o ogni mese?

Tutte e due le cose: un importo una volta per costruire e consegnare il gestionale, e un canone mensile di assistenza e manutenzione. Chiedi sempre cosa succede se un mese non puoi pagare, e come riavresti i tuoi dati. Quando fai i conti, guarda il costo di un anno intero e non solo il primo importo.

Posso cominciare da una sola parte?

Spesso sì: se oggi il problema più grosso è l'agenda, puoi partire da quella. Chiedi prima come si aggiungono altre parti in futuro e quanto costerebbe, così non hai sorprese. Partire da una parte, tra l'altro, ti permette di provare lo strumento con meno rischio.

I prezzi sono definitivi?

No, sono indicativi. La cifra esatta dipende da cosa ti serve e arriva nel preventivo, scritta nero su bianco, dopo che ci siamo sentiti per capire il tuo lavoro. Se qualcuno ti dà una cifra precisa senza chiederti niente di come lavori, prendila con prudenza: non può essere precisa.

Per farti un'idea

Il modo più rapido per capire quanto costa un gestionale per la tua attività è rispondere a poche domande. Qui sopra, in tre domande, vedi una cifra indicativa; poi una chiamata serve a trasformarla in una proposta precisa, con i tempi.