Gestionale su misura o già pronto: quale ti serve davvero

Quando si parla di gestionale su misura, c'è chi pensa a qualcosa di costoso e complicato, e chi è convinto che un gestionale già pronto basti sempre. La verità sta nel mezzo, e dipende da come lavori tu.

Un gestionale già pronto è lo stesso per tutti: ti registri, lo apri e lo usi com'è fatto. Un gestionale su misura si costruisce intorno al tuo modo di lavorare: si parte dalle tue abitudini e si arriva alle schermate. In mezzo c'è una terza strada: un gestionale già pensato per il tuo tipo di attività, che poi viene adattato a te.

Qui sotto trovi i pregi e i limiti di ogni modo, così puoi decidere con meno dubbi.

Il gestionale già pronto: pregi e limiti

Il vantaggio più grande è che si parte subito. Non devi spiegare a nessuno come lavori: apri il programma e cominci. Di solito il costo iniziale è più basso, e molte cose sono già state provate da altre attività.

I limiti si vedono dopo qualche settimana:

• ci sono funzioni che non userai mai e che ti riempiono il menu;
• ne manca una che ti serve davvero, e non si può aggiungere;
• le parole non sono le tue: il programma parla di «risorse» quando tu parli di poltrone, tavoli o cabine;
• sei tu a doverti adattare al programma, non il contrario.

Per un'attività che lavora in modo molto classico e che ha bisogno di poche cose, un gestionale già pronto può bastare. Un bar che vuole solo tenere l'incasso del giorno, per esempio, non ha bisogno di grandi adattamenti.

Il gestionale su misura: pregi e limiti

Un gestionale su misura è fatto sul tuo lavoro. Se hai un modo particolare di segnare i pacchetti di sedute, di seguire le scadenze di uno studio o di organizzare i turni di un locale, lo trovi già dentro. Le schermate usano le tue parole e le parti che non ti servono non ci sono.

Per fare un esempio: uno studio legale che vuole un promemoria per ogni scadenza, visibile a tutti i collaboratori, oppure un ristorante con più locali che vuole vedere gli ordini ai fornitori in un'unica schermata. Sono richieste che un programma uguale per tutti non sempre prevede.

Anche qui i limiti sono chiari:

• costa di più all'inizio, perché c'è del lavoro fatto apposta per te;
• richiede qualche conversazione prima di partire, per capire cosa ti serve davvero;
• se non sai spiegare come lavori, rischi di pagare cose che non userai;
• qualcuno deve mantenerlo nel tempo, e questo di solito ha un canone mensile.

Per questo il su misura ha senso quando il tuo lavoro è davvero particolare, oppure quando le parti che ti servono sono tante.

Gestionale su misura o pronto: cinque domande per decidere

Rispondi con sincerità.

1. Il mio modo di lavorare ha regole sue? Se sì, un programma uguale per tutti ti starà stretto.
2. Quante parti mi servono? Agenda e clienti servono a tutti. Se aggiungi cassa, magazzino, turni e fascicoli, il su misura comincia ad avere senso.
3. Chi lo userà? Più persone lo usano, più conta che sia semplice e fatto bene.
4. Quanto posso spendere adesso? Uno già pronto pesa meno all'inizio; uno su misura è un investimento da valutare con un preventivo in mano.
5. Quanto sono disposto a cambiare io? Se puoi adattare il tuo modo di lavorare, il pronto può bastare; se non vuoi, meglio su misura.

Da noi di DigitaPlan la scelta è proprio questa: si parte da un gestionale già pensato per la tua attività e lo si adatta a come lavori tu. I pacchetti Base e Completo seguono questa strada; il pacchetto Su misura è per chi ha cinque parti o più, e il prezzo si definisce insieme, dopo una chiamata.

Domande frequenti

Un gestionale su misura costa sempre di più?

All'inizio di solito sì, perché c'è del lavoro dedicato a te. Ma il costo vero si guarda nel tempo: quanto lavoro ti toglie, quante funzioni inutili eviti, quanto dura. La cifra esatta si capisce solo con un preventivo scritto.

Posso cambiare gestionale in futuro?

Sì, ma prima di scegliere chiedi se potrai portare via i tuoi dati (clienti, storico, appuntamenti) in un file leggibile. Così non resti legato a un solo programma, qualunque sia la strada che scegli oggi.

Chi tiene il gestionale aggiornato?

Chi lo ha costruito o lo fornisce, di solito con un canone mensile di assistenza. Chiedi sempre cosa comprende e cosa no, prima di firmare.

Il consiglio per cominciare

Non esiste una risposta uguale per tutti: esiste quella giusta per come lavori tu. Scrivi cosa ti serve, cosa ti fa perdere tempo e quante persone useranno il gestionale, poi confrontati con chi lo fa. Una buona chiamata serve proprio a questo: capire se ti basta qualcosa di già pronto o se vale la pena costruire. Qui sopra, in tre domande, vedi una cifra indicativa per la tua attività; la cifra esatta arriva nel preventivo.